Aviso de privacidad para candidatos — Spongi

1. Quién es el responsable de tus datos

Spongi, S.A. (en adelante, «Spongi»), sociedad constituida en la República de Panamá, con domicilio en Ciudad de Panamá, República de Panamá, es responsable del tratamiento de los datos personales que nos entregas al solicitar empleo, conforme a la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021.

Para cualquier duda sobre este aviso, o para ejercer tus derechos, escribe a RH@Spongi.xyz (Recursos Humanos de Spongi).

2. Qué datos recabamos

Recabamos los datos que escribes en el formulario, los que contenga el archivo que adjuntes y, si nos escribes por correo, los de tu mensaje:

• Identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico, teléfono y ciudad.
• Laborales: tu hoja de vida o CV (experiencia, estudios, habilidades), disponibilidad y salario mensual esperado.
• De la solicitud: la vacante a la que aplicas y el medio por el que la encontraste.
• Técnicos mínimos (solo en el formulario): una huella irreconocible de tu dirección IP (no la dirección en sí) y el tipo de navegador, que guardamos junto con tus consentimientos como prueba de que los diste.

3. Datos sensibles y por qué pedimos tu consentimiento expreso

No te pedimos datos sensibles. Pero una hoja de vida puede contenerlos sin que lo notes: por ejemplo datos de salud o discapacidad, origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical o política, vida u orientación sexual, datos genéticos o biométricos, o una fotografía.

La ley exige tu consentimiento expreso para tratar datos sensibles. Por eso, si adjuntas tu hoja de vida en el formulario, debes marcar la casilla de datos sensibles; sin ella no podemos recibir el archivo. Si prefieres no darlo, puedes enviar tu solicitud sin hoja de vida, o con una que no contenga estos datos.

Los datos sensibles no se usan para decidir sobre tu solicitud: la evaluación se basa en tu experiencia, tus habilidades y los requisitos de la vacante. Antes de cualquier análisis automatizado se omiten.

4. Si nos enviaste tu hoja de vida por correo

Si escribiste a RH@Spongi.xyz, registramos tu mensaje y tu hoja de vida para que una persona de Recursos Humanos la revise para las vacantes de Spongi. No la analizamos con inteligencia artificial hasta que completes la solicitud en línea y lo autorices expresamente. Te responderemos con el enlace para hacerlo. Si no quieres continuar, escríbenos y la eliminamos.

5. Para qué usamos tus datos

Finalidades necesarias (sin ellas no podemos atender tu solicitud):

• Evaluar tu solicitud para la vacante a la que aplicas, o para las vacantes de Spongi si nos escribiste sin indicar una.
• Contactarte para entrevistas, pruebas u ofertas, o para avisarte del resultado.
• Llevar el registro del proceso de selección y cumplir obligaciones legales.

6. Finalidades opcionales

Son voluntarias y cada una tiene su propia casilla. No marcar una casilla no afecta la evaluación de tu solicitud.

• Cantera de 2 años: conservar tus datos 2 años para considerarte en vacantes futuras de Spongi.
• Análisis con inteligencia artificial en la nube: que tu hoja de vida sea analizada por un proveedor de inteligencia artificial en la nube (Anthropic, PBC, en los Estados Unidos) para compararla con los requisitos de la vacante. Antes de enviarla se omiten tus datos de contacto, tus identificadores (como la cédula) y los datos sensibles. La IA solo sugiere: una persona de Recursos Humanos siempre decide y ninguna solicitud se descarta de forma automática.
• Empresas del grupo: que otras empresas de nuestro grupo empresarial que publiquen vacantes en este sistema te consideren para ellas (ver el apartado 7).

7. Con quién compartimos tus datos y transferencias al extranjero

No vendemos tus datos.

Los tratan por nuestra cuenta, como encargados y solo para los fines de este aviso:

• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos y su red global): hospedaje de la aplicación, base de datos y almacenamiento de archivos.
• Microsoft Corporation (Microsoft 365): el buzón RH@Spongi.xyz, si nos escribiste por correo.
• Anthropic, PBC (Estados Unidos): solo si marcaste la casilla de análisis con inteligencia artificial.

Estos encargados están fuera de Panamá, por lo que el tratamiento implica una transferencia internacional de datos. La hacemos con tu consentimiento y con contratos que obligan a cada encargado a proteger tus datos con medidas de seguridad equivalentes o superiores a las que exige la ley panameña.

Los transferimos, es decir, los reciben terceros para sus propios fines, solo en estos casos:

• Otras empresas del grupo, únicamente si lo autorizas con la casilla correspondiente.
• Autoridades competentes, cuando una ley o una resolución nos lo exija.

8. Tus derechos

Tienes derecho a Acceder a tus datos, Rectificarlos si son inexactos, Cancelarlos (eliminarlos), Oponerte a su uso para ciertos fines y a la Portabilidad (recibirlos en un formato estructurado).

Para ejercerlos envía un correo a RH@Spongi.xyz con: tu nombre completo, el correo y teléfono que usaste, la vacante (si la hay), qué derecho quieres ejercer y una copia de tu cédula o pasaporte. Te responderemos en el plazo que establece la ley.

9. Cómo revocar tu consentimiento

Puedes revocar en cualquier momento cualquiera de tus consentimientos (por ejemplo el de cantera o el de análisis con IA) escribiendo a RH@Spongi.xyz con los mismos datos que en el apartado 8. La revocación no tiene efectos hacia atrás. Al revocar el análisis con IA, borramos sus resultados.

10. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Si marcaste la casilla de cantera: 2 años contados desde tu solicitud.
• Si no la marcaste y tu solicitud no avanza: 12 meses contados desde que la recibimos.
• Si participaste en un proceso que se cerró: 6 meses después del cierre de la vacante.

Al vencer el plazo, eliminamos tus datos y tus archivos. Podemos conservar estadísticas anónimas del proceso (por ejemplo, el puesto, el canal y los tiempos), que ya no te identifican.

11. Seguridad

Guardamos tus archivos en un área de cuarentena, sin ejecutarlos, y solo el personal autorizado de Recursos Humanos accede a ellos, con autenticación de dos factores. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte tus datos, te lo notificaremos y lo informaremos a la autoridad conforme a la ley.

12. Cambios a este aviso

Si este aviso cambia, publicaremos la nueva versión en esta misma página con un nuevo identificador de versión. Guardamos la versión que aceptaste. Si el cambio afecta de forma importante cómo usamos tus datos, te lo haremos saber por el correo que nos diste.

13. Si crees que se vulneraron tus derechos

Puedes presentar una queja ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), Dirección de Protección de Datos Personales, de la República de Panamá.